معرفی :
امروزه در هر اداره يا سازماني يكي از مشكلات بزرگ براي كاركنان و مراجعين روش نامه نگاري گردش و پيگيري آن است كه روش هاي سنتي، با توجه به توسعه سازمان ها جوابگوي نيازها نيست. با رشد و توسعه فناوري كامپيوتر و پيدايش صنعت بزرگ فناوري اطلاعات براي مشكل فوق چاره اي انديشيده شد.
اتوماسيون اداري هديه صنعت فناوري اطلاعات به بروكراسي اداري است ، ايده اي نو كه عمر آن در ايران به بيش از يك دهه نمي رسد. اتوماسيون اداري محدود به يك نرم افزار كامپيوتري براي ثبت نامه ها و چرخش آن ها در يك سازمان نمي باشد بلكه يك نوع تفكر مبتني بر فناوري جديد است كه مديران و كارشناسان را در اتخاذ تصميمات بهتر، قاطع‌تر و درست‌تر ياري مي‌كند.
اتوماسيون اداري يا سيستم مديريت گردش مكاتبات :
واژه اتوماسيون اداري كه در واقع بجاي سيستم مديريت گردش الكترونيكي مكاتبات در ايران مصطلح شده است به سيستمی اطلاق می شود که در آن ثبت و گردش کليه مکاتبات سازمـان بصورت الکترونيــکی و بی نياز از کاغذ (Paperless) انجام میشـود.
دراين سيستـم نامـــه ها و اسناد به روش الکترونيکی ثبت و آرشيــو شده و بمنظور اجرای فرآيندهـای سازمـانی گردش خواهد كرد.
سير تحولي سيستم‌هاي اتوماسيون اداري :
نسل اول:
مكانيزه كردن دفاتر انديكاتور، نگهداري مشخصات نامه‌ها، امكان جستجو بر روي مشخصات ثبت شده
نسل دوم:
ايجاد کارتابل الکترونيکي و فراهم کردن گردش الکترونيکي نامه‌ها، نگهداري محتواي نامه‌ها، ايجاد کارتابل الکترونيکي، پاراف الکترونيکي، امکان رديابي نامه و پيگيري اقدامات انجام شده روي نامه‌ها، امکان جستجو و گزارش‌گيري از اطلاعات ثبت شده، سيستم جزيره‌اي و فاقد امکان ارتباط با سيستم‌هاي ديگر
نسل سوم:
ايجاد بستر مناسب براي گردش کليه اسناد، مکاتبات، فرم‌ها و فرآيندها.
امکان تعريف و اجراي فرآيندهاي گردش‌کار در سازمان و درتعامل با ساير سيستم‌ها نظير مالي, اداري, تدارکات، انبار و ...
تحت وب و نامحدود به مكان و زمان
دستاوردهای بکارگیری اتوماسیون اداری :
- اﻣﮑﺎن اﻧﺠﺎم ﮐﺎرﻫﺎي اداري در ﺧﺎرج از ﻣﺤﻞ ﮐﺎر و در ﻫﺮ زﻣﺎن ﺗﻮﺳﻂ ﻣﺪﯾﺮان و ﮐﺎرﺷﻨﺎﺳﺎن.
- ﮐﺎﻫﺶ ﻓﻌﺎﻟﯿﺖ ﻫﺎي ﻣﻮازي ﻣﺎﻧﻨﺪ ﺗﮑﺜﯿﺮ ﺑﯽ ﻣﻮرد ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت، ﺛﺒﺖ و ﻧﮕﻬﺪاري ﺳﻮاﺑﻖ در ﭼﻨﺪﯾﻦ ﻣﺤل و..
- ﻧﮕﻬﺪاري جزییات ﺳﻮاﺑﻖ مکاتبات در ﺣﺠﻢ ﮐﻤﺘﺮ
- اﯾﻤﻨﯽ ﺑﺎﻻ.
- ﻣﺮاﺟﻌﻪ آﺳﺎن ﺑﻪ ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت در ﻫﺮ زﻣﺎن و ﺑﺪون ﻧﯿﺎز ﺑﻪ ﺣﻀﻮر ﻣﺴﺌﻮل دﺑﯿﺮﺧﺎﻧﻪ ﯾﺎ ﺑﺎﯾﮕﺎﻧﯽ ﯾﺎ دﻓﺘﺮ.
- ﻗﺎﺑﻠﯿﺖ ﺗﻮﻟﯿﺪ ﮔﺰارش ﻫﺎي ﻣﻮرد ﻧﯿﺎز ﺑﻪ ﻫﻤﺮاه ﻧﻤﻮدارﻫﺎي ﻣﺘﻌﺪد.
- ﻣﺤﻮل ﮐﺮدن ﺑﺨﺶ زﯾﺎدي از ﻓﻌﺎﻟﯿﺖ ﻫﺎي ﻣﺴﺌﻮﻻن دﻓﺘﺮﻫﺎ، ﻣﻨﺸﯽ ﻫﺎ، بایگانها ﺑﻪ ﺳﯿﺴﺘﻢ ﻧﺮم اﻓﺰاري.
- اﻣﮑﺎن ﭘﯿﮕﯿﺮي ﻣﮑﺎﻧﯿﺰه ﮐﺎرﻫﺎ در ﻫﺮ ﻣﮑﺎن و ﻫﺮ زﻣﺎن و اﻃﻼع از اﻣﻮر ﻣﻌﻮق و ﺗﺎﺧﯿﺮ ﺷﺪه.
- اﻋﻤﺎل ﮐﻨﺘﺮل ﺑﯿﺸﺘﺮ در ﻧﻘﻞ و اﻧﺘﻘﺎل ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت بر اساس سلسله مراتب و اﻃﻼﻋﺎت ﻃﺒﻘﻪ ﺑﻨﺪي ﺷﺪه.
- دﻗﺖ در اﻧﺠﺎم ﻋﻤﻠﯿﺎت و ﺛﺒﺖ ﺗﻤﺎم اﻣﻮر(Log)
- ردﯾﺎﺑﯽ اﻣﻮر و ﭘﯿﮕﯿﺮي ﺑﻪ ﻣﻮﻗﻊ ﻣﺮاﺣﻞ ﮐﺎر.
- ﺳﻬﻮﻟﺖ و ﺳﺮﻋﺖ در ﮔﺮدش ﻋﻤﻠﯿﺎت.
- و....
نظرات شما عزیزان:
برچسب‌ها:
خبرنامه وب سایت:
آمار
وب سایت: